OPTIMISATION
Pourquoi et quand exécuter cette tâche
Tableau 1. Comparaison des méthodes de suppression
Remarque : Les talons de suppression sont des marqueurs qui subsistent après la suppression des documents et qui permettent de supprimer ces documents dans les autres répliques de la base.
Pour plus d'informations sur l'outil d'archivage de document, consultez la rubrique Spécification de l'ordinateur sur lequel sont effectués l'exécution de l'archivage et le stockage de l'archive dans l'Aide IBM® Notes 9.0.1 Social Edition.
Outre ces méthodes, vous pouvez aussi créer un programme d'API entraînant la suppression des documents.
Pour archiver des documents supprimés
Si votre espace disque le permet et si vous voulez que les utilisateurs aient accès aux documents supprimés, archivez les documents avant de les supprimer. Pour cela, procédez comme suit :
Procédure
1. Déterminez une fréquence d'archivage basée sur le type de base. Par exemple, vous pouvez archiver une base rarement sollicitée par les utilisateurs, par exemple une base de politique d'entreprise, tous les trois mois. Archivez les bases les plus utilisées, par exemple une base de suivi des appels clients, une fois par mois ou par semaine.
2. Prévenez les utilisateurs que vous allez planifier l'archivage de la base.
3. Dans le document Présentation de la base de la base active, affichez le programme d'archivage et indiquez l'emplacement de la base d'archives.
4. Archivez la base lorsqu'elle n'est pas utilisée et que le trafic est faible au niveau du serveur (par exemple, le dimanche soir).
5. Une fois l'archivage terminé et les documents supprimés de la base active, optimisez cette dernière.
6. S'il existe des répliques de la base, répliquez la base active lorsqu'elle est peu utilisée afin de réduire les interruptions des utilisateurs.
7. Restreignez l'accès à la base d'archives. Dans la LCA de la base, attribuez des droits d'accès Gestionnaire à un ou deux utilisateurs et serveurs de réplication. Dans la liste LCA de la base, attribuez des droits d'accès en lecture à tous les autres utilisateurs et serveurs. Cela vous permet de ne mettre à jour les index de vue et de recherche documentaire qu'au cours de l'archivage.
Pour personnaliser une base d'archives afin de pouvoir y accéder rapidement
L'utilisation d'une base d'archives permet aux utilisateurs de continuer à avoir accès aux données archivées. Pour accélérer et faciliter l'accès aux bases d'archives, utilisez l'une des méthodes suivantes.
Remarque : Ne personnalisez pas une base d'archives utilisée par l'outil d'archivage de documents.
La suppression des champs inutiles permet de réduire la taille des documents et des vues, et d'accélérer l'affichage de ces dernières. Par exemple, une base active peut inclure des champs réservés au nom, au numéro de téléphone, à l'adresse et au numéro de télécopie du client alors que seul le nom du client est nécessaire dans la base d'archives.
Lorsque vous utilisez un nombre restreint de vues, la taille totale des index de vue reste minimale et les performances sont améliorées. Les index documentaires permettent aux utilisateurs de rechercher facilement des informations.
Les boutons et les agents permettent aux utilisateurs d'ouvrir rapidement la base d'archives si besoin est.
Pour analyser les statistiques d'une base, créez une vue générant des statistiques dans une copie d'archive de la base. Par exemple, dans une copie d'archive d'une base de suivi d'appels, créez une vue générant des totaux pour certaines catégories d'enregistrements d'appels ou tous les enregistrements d'appels. Dans la mesure où les bases d'archives contiennent généralement des données qui portent sur une longue période de temps, elles sont idéales pour effectuer des analyses statistiques.
Concepts associés Suppression et archivage de documents à l'aide d'un agent Contrôle de la taille des bases de documents
Tâches associées Création d'un document de paramètres de politique d'archivage Limitation du contenu d'une réplique Création de répliques à l'aide du processus d'administration Planification d'une réplication entre serveurs